2026年第九届进博会的脚步声渐近。随着官方媒体接待保障服务项目的中标结果落定，进博会的媒体服务正在从“管好到场”向“用好到场”深度转型。对于参展企业而言，这既是机遇，也是一道新的门槛。

作为深耕进博会媒体服务九届的公关服务商，媒体管家上海软闻观察到，官方层面的接待保障解决的是“记者来了有地方写稿、有车坐”的基础设施问题，而参展商真正需要的东西，官方体系并不直接提供：记者为什么要来你的展台，来了之后为什么要坐下来和你聊二十分钟，聊完之后为什么当天就能发出稿子。

这三个问题，才是企业参展传播的核心痛点。

官方接待做“广度”，企业公关做“深度”

第九届进博会新闻中心总面积约1.35万平方米，规划了采访室、新闻发布厅、广播电视新媒体机房区等功能区，服务规模参照约4200名中外记者设计。这意味着官方层面已经搭建起一个高规格、大体量的媒体运营底座。

但底座之上，每家参展企业的传播诉求是高度个性化的。一家做工业机器人的展商，需要的是装备类垂直媒体的深度拆解报道；一家首发新品的消费品品牌，需要的是央媒的权威背书与门户的流量引爆。这些需求无法通过统一的接待服务来满足。

媒体管家上海软闻的解法是“分层精准匹配”：200余家央媒资源锚定品牌公信力，3000余家垂直媒体触达行业圈层，地方媒体与KOL完成区域裂变。一家媒体愿不愿意来，取决于邀请它的人是否懂它的选题需求。“一对一邀约+现场采访提纲”的模式，本质上是在官方接待的“广度”之上，叠加了一层企业传播所需的“深度”。

专访不是“来了就采”，而是一套标准化交付

很多参展企业误以为，把媒体请到展台就算完成了公关动作。事实远非如此。现场执行混乱、媒体到场找不到对接人、嘉宾被不同媒体重复问同样的问题——这些“翻车现场”在历届进博会上屡见不鲜。

媒体管家上海软闻的做法是把专访做成标准化流程：活动前7天完成嘉宾深度调研与采访提纲定制，现场执行阶段配备专属团队驻场，错峰排布不同媒体的专访时段，单场控制在20-30分钟。收尾阶段依托AIGC内容能力，24小时内产出适配不同媒体属性的专访稿件版本，最终形成传播效果报告。

这套流程的核心价值在于一个数据：专访内容精准触达率较常规群访提升60%。**差异不在“有没有采访”，而在“采访有没有被认真对待”。

技术正在改变公关的执行逻辑

值得关注的是，媒体公关行业本身正在经历技术驱动的效率革命。2025年，媒体管家上海软闻发布了全国首款媒体邀约AI智能体，通过“资源层-决策层-执行层”三级架构，实现媒体匹配、策略生成与内容建议的毫秒级推演。

对于进博会这种时间窗口极窄、媒体资源竞争白热化的场景，AI的价值尤为突出。传统模式下，一场大型展会的媒体邀约需要团队提前数周人工筛选媒体、逐一沟通档期；AI介入后，**某快消品牌全国巡演的媒体邀约任务从人工模式的数天压缩至8小时**。效率的提升直接转化为传播窗口期的有效利用。

当然，技术替代不了的是人对内容的理解。AI负责“把对的信息送到对的人面前”，而“什么是对的信息”，仍然依赖公关团队对行业、对品牌、对媒体选题逻辑的深度洞察。

媒体管家

进博会走到第九届，参展企业的传播竞争已经从“展位大小”的比拼，升级为“声量质量”的较量。官方媒体接待方案的发布，为这场较量提供了更规范的舞台。而站在舞台上的企业需要回答的问题是：当数千名记者涌入四叶草场馆，你的品牌凭什么被看见、被记住、被传播。