近期，市档案局编制了《上海市民营及中小企业合规风险管控治理所需文件材料或档案清单指引（2026版）》（以下简称《指引》）。

《指引》以民营及中小企业合规风险管控治理的常见领域或场景为切入，分析存在的合规风险，提供合规治理所需文件材料或档案的参考清单目录，便于民营及中小企业对照做好重要文件材料的收集和归档管理。

《指引》目录

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第一章 总则

1.1 基本定义

1.2 归档文件材料或档案实体基本要求（供参考）

第二章 公司治理

2.1 设立登记

2.2 变更登记

2.3 出资管理

2.4 日常议事

2.5 用印管理

第三章 安全生产

3.1 安全管理

3.2 消防安全

3.3 劳动防护

3.4 特种设备

3.5 职业病防治

第四章 产品质量

4.1 质量检测

4.2 产品标识

第五章 环境保护

5.1 环保管理

5.2 排污管理

5.3 危险废物管理

第六章 知识产权

6.1 商标保护

6.2 专利保护

6.3 著作权保护

6.4 商业秘密保护

第七章 合同管理

7.1 合同主体审查

7.2 授权委托

7.3 格式条款

7.4 货物验收

7.5 履约情况监控

7.6 合同变更、解除或终止

7.7 合同保管借阅

第八章 人力资源

8.1 规章制度

8.2 劳动合同

8.3 入职审查

8.4 劳动报酬

8.5 社会保险

8.6 劳动关系的解除与终止

第九章 财务税务

9.1 会计资料

9.2 税务管理

9.3 发票开具

第十章 对外贸易

10.1 出口报关

10.2 物流和保险

10.3 外汇结算

10.4 退税免税

10.5 涉外知识产权

10.6 贸易救济

第十一章 档案管理

11.1 工作流程

11.2 档案分类

11.3 电子档案

第十二章 党组织和党员

12.1 党组织建立

12.2 党员发展

“上海工商联”微信公众号将分10期为您分享《指引》，供企业结合实际参考使用。本期选取“第一章：总则”、“第二章：公司治理”，一起来看→

第一章 总则

1.1 基本定义

1.1.1 企业档案

是指企业在研发、建设、生产、经营和服务等活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

1.1.2 企业档案工作

是企业依法履行档案管理职责的行为和活动，是企业不可缺少的基础性、支撑性工作，是国家档案事业的重要组成部分，是维护企业和职工合法权益、服务党和国家工作大局的一项重要工作。

1.1.3 合规风险

系针对高频、典型的不合规行为进行的重点提示，并非穷尽式列举。企业在实际经营过程中，应结合具体情况和法律法规监管要求，全面识别并应对可能存在的其他合规风险。

1.1.4 合规文档

即“合规风险管控治理所需文件材料或档案”，系针对高频、典型的不合规行为进行合规治理所需归档留存的文件材料或已集中保存管理的档案，包括且不限于文字、图表、图形、照片、音频（录音）、视频（录像）、数据等各种形式，以及纸质、磁、光、电（半导体）等各种载体，以满足合规监管、诉讼举证等要求，并非穷尽式列举。企业在实际生产、服务、经营、管理中，应结合具体情况和监管要求，收集或归档保存应对可能存在的其他合规风险或其他具有证据、凭证效力的文件材料。

1.2 归档文件材料或档案实体基本要求（供参考）

1.2.1

归档文件材料或档案应真实、完整、准确，签字或盖章手续完备。

1.2.2

归档文件材料或档案应为原件，以复制件归档的应注明原因及原件存放处。

1.2.3

企业在开展归档文件或档案查阅、复制、借出等利用服务中，应做好相关审批和登记手续，确保归档文件材料或档案安全、完整。利用者应妥善保管保护利用借阅的归档文件材料或档案，严禁篡改和损坏，并在规定时间内归还。

第二章 公司治理

2.1 设立登记

2.1.1 合规义务

公司设立阶段，发起人、股东、出资人应当按照法律法规规定的流程依法如实提交材料，向登记机关申请设立登记；必须报经批准的，应当在登记前依法办理批准手续。发起人、股东、出资人需要提供自己的身份证明、出资证明、经营场所证明等相关材料，真实、准确地反映身份和投资情况。

2.1.2 合规风险

故意提供虚假材料或者故意隐瞒真实情况的，面临的主要合规风险有：

2.1.1.1 刑事责任

根据《中华人民共和国刑法》第一百五十八条，申请公司登记使用虚假证明文件或者采取其他欺诈手段虚报注册资本，情节严重的可能涉嫌虚报注册资本罪，个人犯罪的，将处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处虚报注册资本金额1%以上5%以下罚金。单位犯罪的，对单位判处罚金，并对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员，处三年以下有期徒刑或者拘役。

2.1.1.2 行政处罚

根据《中华人民共和国公司法》第二百五十条，虚报注册资本、提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实取得公司登记的，由公司登记机关责令改正，对虚报注册资本的公司，处以虚报注册资本金额5%以上15%以下的罚款；对提交虚假材料或者采取其他欺诈手段隐瞒重要事实的公司，处以5万元以上200万元以下的罚款；情节严重的，吊销营业执照；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以3万元以上30万元以下的罚款。

2.1.1.3 民事责任

如因公司未如实提交注册登记信息而导致他人权益受到损害的，公司可能面临民事责任，需要承担相应赔偿责任。

2.1.3 合规文档

序号文档清单建议保管期限备注1登记申请书永久（或公司存续期及清算责任解除后）2申请人主体资格文件或者自然人身份证明3住所（主要经营场所、经营场所）相关文件材料即房屋产权证明或房屋租赁材料4公司章程制定：需全体股东签署；修订：需备案的，董事长签批即可5法定代表人、董事、监事和高级管理人员的任职文件（即股东决定或股东会决议）和自然人身份证明

2.2 变更登记

2.2.1 合规义务

公司名称、住所、法定代表人、注册资本、经营范围、股东等登记事项发生变更的，应当自作出变更决议、决定或者法定变更事项发生之日起30日内*向登记机关申请变更登记。变更登记事项属于依法须经批准的，应当在批准文件有效期内向登记机关申请变更登记。

*注：根据《中华人民共和国市场主体登记管理条例》（国令第746号）第二十四条，实际经营管理中，因相关流程、制式文件、对上市企业的监管要求等原因可能出现超过30日的情形。

2.2.2 合规风险

未依法办理变更登记的，面临的主要合规风险有：

2.2.2.1 行政处罚

根据《中华人民共和国市场主体登记管理条例》第四十六条，由公司登记机关责令改正；拒不改正的，处以1万元以上10万元以下的罚款；情节严重的，吊销营业执照。

2.2.2.2 民事责任

根据《中华人民共和国公司法》第三十四条第二款，公司登记事项未经变更登记的，不得对抗善意相对人。即善意相对人依据公司登记的信息进行的交易或行为有效，公司应当承受相应法律后果。

2.2.3 合规文档

序号文档清单建议保管期限备注1法定代表人签署的变更登记申请书永久（或公司存续期及清算责任解除后）2变更决议或者决定3修改后的公司章程涉公司章程修改4变更后住所的使用证明变更住所的情形5原任法定代表人的免职证明，新任法定代表人的任职证明变更法定代表人的6公司债务清偿或债务担保情况的说明、刊登在省级以上报纸等主流媒体上的减资公告减少注册资本的；如已通过国家企业信用信息公示系统发布减资公告的，可免于保存减资公告7批准文件或许可证件变更经营范围，且属依法须经批准的8股权转让协议、新股东主体资格证明或者身份证复印件变更股东的

2.3 出资管理

2.3.1 合规义务

公司发起人、股东应当自公司成立之日起5年内足额向公司交付货币、实物或者转移财产权，履行出资义务。在缴纳出资后，不得通过制作虚假财务会计报表虚增利润进行分配、虚构债权债务关系将出资转出、利用关联交易将出资转出等手段将出资款抽回。

2.3.2 合规风险

股东虚假出资和抽逃出资的，面临的主要合规风险有：

2.3.2.1刑事责任

根据《中华人民共和国刑法》第一百五十九条，构成虚假出资、抽逃出资罪，数额巨大、后果严重或者有其他严重情节的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处虚假出资金额或者抽逃出资金额2%以上10%以下罚金；单位犯罪的，对单位判处罚金，并对直接责任人员处五年以下有期徒刑或者拘役。

2.3.2.2 行政处罚

根据《中华人民共和国公司法》第二百五十二条、第二百五十三条，股东虚假出资的，由公司登记机关责令改正，处以5万元以上20万元以下的罚款，情节严重的，处以虚假出资金额5%以上15%以下的罚款，并对直接责任人员处以1万元以上10万元以下的罚款；抽逃出资的，由公司登记机关责令改正，处以抽逃出资金额5%以上15%以下的罚款，并对直接责任人员处以3万元以上30万元以下的罚款。

2.3.2.3 民事责任

根据《中华人民共和国公司法》第四十九条、第五十三条，股东未按期足额缴纳出资的，应当向公司足额缴纳，并对给公司造成的损失承担赔偿责任；股东未实际缴纳出资，或者实际出资的财产实际价额显著低于认缴出资额的，设立时的其他股东在出资不足的范围内承担连带责任；股东抽逃出资的，应当返还出资，给公司造成损失的，负有责任的董事、监事、高级管理人员应当承担连带赔偿责任。

2.3.3 合规文档

序号文档清单建议保管期限备注1向股东签发的出资证明书永久（或公司存续期及清算责任解除后）应记载股东姓名或名称、认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期，由法定代表人签名，并由公司盖章2股东名册应当记载股东认缴和实缴的出资额、出资方式和出资日期3银行转账凭证股东以货币出资的4验资报告股东以非货币财产出资的

2.4 日常议事

2.4.1 合规义务

股东会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议是载明会议所议事项及会议内容的书面文件，属于公司必须置备的文件资料之一，是股东知情权的承载客体，股东有权随时查阅。

2.4.2 合规风险

未依法妥善保存会议通知、会议记录、决议、决定等议事文件的，面临的主要合规风险为民事责任：导致股东知情权等权利受损的，可能面临股东知情权诉讼、股东直接诉讼、股东代表诉讼等诉讼风险。

2.4.3 合规文档

序号文档清单建议保管期限备注1股东会、董事会、监事会、（总）经理等会议的通知30年2股东会、董事会、监事会、（总）经理等会议的记录永久（或公司存续期及清算责任解除后）应包含出席人员的签名或盖章3股东会、董事会、监事会、（总）经理等会议的纪要4股东会、董事会、监事会会议的决议、决定5股东会、董事会、监事会、（总）经理等会议未通过的议题10年

注：股东会、董事会、监事会、（总）经理等会议如形成音频（录音）、视频（录像）等声像记录材料，应完整归档保存。建议保管期限永久（或公司存续期及清算责任解除后）。

2.5 用印管理

2.5.1 合规义务

企业应当制定印章管理制度，明确印章的刻制、保管、使用规范。刻制印章、使用印章均应经过审批，保留印章使用审批流程和印章使用记录。印章应当由专人保管，不得擅自委托他人保管、外借。禁止印章管理人员在空白介绍信、空白授权委托书、空白合同等文件上用印，如有特殊情况必须开具的，需征得企业负责人审批同意并要求用印人在空白件的复印件上作出签收说明。

2.5.2 合规风险

不规范使用印章的，面临的主要合规风险有：

2.5.2.1 刑事责任

根据《中华人民共和国刑法》第二百八十条第二款，伪造公司印章的，构成伪造公司印章罪，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金。

2.5.2.2 民事责任

根据《最高人民法院关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯罪嫌疑若干问题的规定》第四条、第五条，企业出借业务介绍信、合同专用章或者盖有公章的空白合同书，或者对行为人盗窃、盗用公章、业务介绍信、盖有公章的空白合同书或伪造印章有明显过错的，应当承担赔偿责任。

2.5.3 合规文档

序号文档清单建议保管期限备注1印章管理制度永久（或公司存续期及清算责任解除后）一般应以公司文件名义印发2印章使用审批流程建议至少以公司印章的管理部门文件名义印发，或作为印章管理制度的组成部分3印章使用登记表或台账30年